Ein Offerten-Assistent in zwei Wochen — Erfahrungsbericht aus einem Treuhandbüro

Was passiert, wenn ein 9-köpfiges Treuhandbüro in Bern ernst macht. Vorher: 90 Minuten pro Offerte. Nachher: 12 Minuten. Was wir gelernt haben.

Im März 2026 haben wir mit einem Berner Treuhandbüro (9 Mitarbeitende, Mandanten zwischen Einzelfirma und Holding) einen Offerten-Assistenten gebaut. Hier der ehrliche Bericht — inklusive der zwei Tage, an denen nichts funktionierte.

## Ausgangslage

Pro Offerte: 90 Minuten. Die Inhaberin schreibt jede selbst, weil «sonst stimmt der Ton nicht». Die letzten 200 Offerten liegen als Word-Dateien auf dem Server. Buchhaltungssoftware ist Abacus, Stundenerfassung läuft via Excel.

## Was wir gebaut haben

RAG-System auf Basis von Mistral Large 2 (gehostet bei Infomaniak in Genf, also Schweiz, keine US-Mutter). Die 200 Bestandsofferten wurden indexiert. Der Assistent bekommt vom Mandatsverantwortlichen drei Eingaben: Mandantentyp, Leistungsumfang, Besonderheiten. Output: ein Offerten-Entwurf im Stil der Inhaberin, der nur noch redigiert wird.

## Was funktioniert hat

Der Ton: erstaunlich gut. Weil 200 historische Offerten existieren, hat das Modell den eigenen Stil des Hauses übernommen. Die Preisgestaltung: 80% korrekt aus Ähnlichkeitssuche, wird vor Versand manuell geprüft. Die Zeit: von 90 auf 12 Minuten, im Schnitt über die letzten 4 Wochen.

## Was nicht funktioniert hat

Tag 3-4: Das Modell halluzinierte Leistungen, die nie angeboten wurden. Fix: strikter Prompt, der nur Leistungen aus einer expliziten Liste erlauben. Tag 8: Abacus-Integration war komplexer als gedacht — wir haben sie weggelassen und exportieren nun manuell. Wird in Phase 2 nachgezogen.

## Kosten

Einmalig: rund CHF 12'000 für Setup, Indexierung, Prompt-Engineering, Hosting-Konfiguration. Laufend: CHF 180/Monat für Infomaniak-Hosting plus Inference. Amortisation: nach 2.5 Monaten, gerechnet mit 4 Offerten pro Woche.

## Was wir das nächste Mal anders machen

Früher mit der Inhaberin am Prompt sitzen. Weniger Energie in die ERP-Integration stecken, mehr in den Review-Workflow.